Vertrauen ist gut.
Nachweis ist besser.
Mit unserer eigenen Software Raccoon System sehen Sie jede erbrachte Leistung – mit Datum, Uhrzeit und Fotos. In Echtzeit, jederzeit, ohne Nachfragen.
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Leistungsnachweise per QR-Code Datum, Uhrzeit und Fotos jederzeit abrufbar
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Persönliches Kundenportal Aufträge, Dokumente und Rechnungen zentral
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Digitale Meldungen & Freigaben Anliegen melden und den Status live verfolgen
- 100 % eigene Entwicklung
- Serverstandort Frankfurt am Main
- 5 Standorte im Rhein-Main-Gebiet
- 24/7 Notdienst erreichbar
Facility Management scheitert selten an der Arbeit – meistens am Nachweis
Wir haben Raccoon System gebaut, weil uns Standardlösungen genau das nicht liefern konnten, was unsere Kunden am häufigsten wissen wollen: Wurde es gemacht, wann, und womit lässt sich das belegen?
- „Wurde das Treppenhaus diese Woche überhaupt gereinigt?“ – niemand kann es belegen.
- Angebote per Post, Rechnungen im E-Mail-Postfach, Protokolle im Aktenordner.
- Reinigung bei Firma A, Winterdienst bei Firma B, Reparaturen bei Firma C.
- Nach einem Sturz auf Glatteis fehlt der Beweis, dass rechtzeitig geräumt wurde.
- Jede Leistung mit Datum, Uhrzeit und Fotos – im Portal oder per QR-Code am Objekt.
- Angebot digital unterschreiben, Rechnung automatisch, alles im selben System.
- Alle Leistungen bei einem Dienstleister, in einem Portal, auf einer Rechnung.
- Winterdienst-Protokoll mit Zeitstempel, GPS und Fotos – als PDF exportierbar.
Ihr eigener Zugang – für Sie und Ihr Team
Als Kunde werden Sie und Ihre Mitarbeiter direkt in unserem System angelegt. Jeder bekommt einen persönlichen Zugang mit den Rechten, die er braucht: Ihre Verwaltung sieht alle Objekte, der Objektbetreuer nur seine Liegenschaft.
Dashboard
Objekte, offene Aufgaben, Dokumente und Rechnungen auf einen Blick – direkt nach dem Login.
Mein Unternehmen
Firmenprofil, betreute Objekte, Ansprechpartner sowie Geschäfts- und Rechnungsadresse.
Meine Rechnungen
Alle Rechnungen mit Leistungszeitraum, Betrag, Zahlungsstatus und PDF-Download.
Mein SEPA-Mandat
Mandatsstatus und jede einzelne Abbuchung nachvollziehbar – Widerruf jederzeit möglich.
Mein Inventar
Geräte und Schlüssel mit Standort und Status, dazu unterschriebene Übergabeprotokolle.
Winterdienst
Jeder Einsatz mit Wetterlage, bearbeiteten Adressen, Beweisfotos und Zeitstrahl.
Aufgaben & Abnahme
Erledigte Arbeiten mit Fotodokumentation prüfen, bewerten und freigeben.
Dokumente
Angebote, Verträge, Rechnungen und Protokolle sortiert an einem Ort – auch zum Hochladen.
Der QR-Code im Treppenhaus beendet die Diskussion
Ein Aufkleber am Objekt, ein Scan mit dem Handy – und jeder sieht, welche Leistung wann erbracht wurde. Ohne Login, ohne App, ohne Anruf bei der Verwaltung.
Mieter, Eigentümer und Beiräte scannen den Code und sehen die Leistungshistorie sofort im Browser.
Jeder Eintrag stammt aus der Dokumentation unserer Mitarbeiter vor Ort – nichts wird nachträglich eingetragen.
Auf Wunsch legen wir fest, dass eine Aufgabe ohne Scan direkt am Objekt gar nicht abgeschlossen werden kann.
Lückenlose Beweiskette – wenn es darauf ankommt
Unsere Mitarbeiter dokumentieren direkt vor Ort. Jedes Foto trägt Datum und Uhrzeit auf die Sekunde, dazu die tatsächlich gearbeitete Zeit und eine Checkliste, die vor der Freigabe abgehakt wird.
Jede Aufnahme ist sekundengenau datiert und fest mit der Aufgabe verknüpft – nachträglich lässt sich daran nichts drehen.
Geplante und tatsächlich benötigte Zeit stehen nebeneinander. Sie sehen, was wirklich gearbeitet wurde.
Vollständigkeit, Fotodokumentation, Qualitäts- und Sicherheitsstandards werden abgehakt, bevor die Arbeit zu Ihnen geht.
Räumeinsätze werden mit Standortdaten und Wetterlage protokolliert – als PDF für Versicherung oder Eigentümerversammlung.
Digitale Abnahme statt Beschwerde-Ping-Pong
Sie sehen die erledigte Arbeit mit Fotos, bevor Sie sie freigeben – und sagen mit zwei Klicks, ob sie so passt.
Ihre Bewertung landet direkt bei der Einsatzleitung und fließt in unsere Qualitätskontrolle ein.
Lehnen Sie eine Arbeit ab, wird die Nachbesserung automatisch beauftragt – ohne dass Sie nachtelefonieren.
Fällt vor Ort ungeplante Arbeit an, bekommen Sie sie digital zur Freigabe. Keine Überraschung auf der Rechnung.
Jeder Auftrag geht denselben Weg – und Sie sehen, wo er steht
Kein Vorgang verschwindet zwischen Zuruf und Rechnung. Jeder Schritt wird mit Zeitstempel festgehalten, vom Anlegen der Aufgabe bis zu Ihrer Abnahme.
- Aufgabe erstellt und einem Mitarbeiter zugewiesen
- Bearbeitung gestartet – dokumentiert mit Fotos vor Ort
- Zur Prüfung eingereicht, sobald die Arbeit erledigt ist
- Manager-Prüfung mit interner Bewertung und Checkliste
- An Sie übergeben – Sie bewerten und geben frei
- Abgeschlossen und revisionssicher archiviert
Vom Angebot bis zur Zahlung – ohne einen einzigen Zettel
Der kaufmännische Ablauf läuft im selben System, in dem auch die Leistung dokumentiert wird. Kein Medienbruch, keine doppelte Ablage.
Angebot online unterschreiben
Sie erhalten einen Link, prüfen das Angebot im Browser und unterschreiben digital. Das unterschriebene Dokument wird automatisch archiviert und liegt anschließend in Ihrem Portal.
Betreuungsverträge rechnen sich selbst ab
Monatlich, quartalsweise oder jährlich zum festen Abrechnungstag. Die erste Rechnung wird anteilig zum tatsächlichen Leistungsbeginn berechnet – keine krummen Zeiträume.
E-Rechnung nach EN 16931
Unsere Rechnungen sind ZUGFeRD-/Factur-X-Hybride: ein PDF mit eingebetteten, maschinenlesbaren Daten. Damit erfüllen Sie die E-Rechnungspflicht nach § 14 UStG ohne Mehraufwand.
SEPA-Lastschrift, wenn Sie möchten
Mandat online erteilen, jede Abbuchung im Portal nachvollziehen, jederzeit widerrufen. Ihre Bankdaten werden dabei nicht in unserem System gespeichert.
Ihre Mieter fragen nicht mehr bei Ihnen nach
Auf Wunsch bekommen Mieter einen eigenen, rein lesenden Zugang zum Portal. Sie sehen, was in ihrem Objekt geleistet wird, melden Anliegen selbst und verfolgen den Bearbeitungsstand – ohne den Umweg über Ihr Telefon.
Für Sie heißt das: weniger Anrufe, weniger Weiterleitungen. Sie bekommen fertige Vorgänge statt Zurufe.
- Leistungsverzeichnis des eigenen Objekts – welche Leistung in welchem Turnus erbracht wird
- Ohne Preise und ohne Mitarbeiternamen – so ist der Datenschutz im System umgesetzt
- Anliegen melden und den Bearbeitungsstand live verfolgen
- Zusatzleistungen anfragen – daraus entsteht direkt ein Angebot bei uns
- Rückruf anfordern und Fotos zur Meldung hochladen
Notruf mit KI-Annahme – startet in Kürze
Wir bauen gerade eine Notrufnummer, die rund um die Uhr abnimmt. Nicht als Anrufbeantworter, sondern als Gesprächspartner, der Ihr Anliegen versteht und es direkt im Raccoon System erfasst.
Rund um die Uhr erreichbar
Auch nachts, am Wochenende und an Feiertagen – ohne Warteschleife und ohne Bandansage.
Erkennt Anrufer und Objekt
Anhand Ihrer Rufnummer ist sofort klar, wer anruft und um welche Liegenschaft es geht.
Legt den Vorgang direkt an
Das Anliegen wird strukturiert aufgenommen und landet als Vorgang im System – nicht auf einem Notizzettel.
Stellt echte Notfälle durch
Wasserschaden, Heizungsausfall, Aufzugsstörung: Bei akuten Fällen wird an den Bereitschaftsdienst übergeben.
Die KI-Hotline befindet sich im Aufbau und ist noch nicht freigeschaltet. Bis zum Start erreichen Sie unseren Notdienst wie gewohnt unter +49 179 3990477.
Wo Ihre Daten liegen – und wer sie sehen kann
Weil wir die Software selbst entwickeln und betreiben, können wir konkret sagen, was mit Ihren Daten passiert – ohne Verweis auf einen Drittanbieter.
Serverstandort Frankfurt am Main
Anwendung und Datenbank laufen in der Region Frankfurt am Main.
Dateien nur über signierte Links
Dokumente und Fotos liegen in EU-Speicher und werden ausschließlich über zeitlich befristete, signierte Links ausgeliefert – nie über offene URLs.
Strikte Mandanten- und Rollentrennung
Jeder Datensatz ist fest einem Mandanten zugeordnet. Rollen steuern, wer was sieht – vom Vollzugriff bis zur reinen Leseansicht für Mieter.
Sichtbarkeit stichtagsgenau steuerbar
Auf Wunsch legen wir je Bereich fest, ab welchem Datum Vorgänge im Portal sichtbar sind – etwa erst ab Vertragsbeginn.
E-Mail über eigenen Server
Benachrichtigungen und Rechnungen versenden wir über unseren eigenen Mailserver. Kein Werbe-Tracking, keine Weitergabe an Marketing-Dienste.
Export Ihrer Daten
Auf Anfrage exportieren wir Ihre im Portal gespeicherten Daten – Auskunft und Datenübertragbarkeit nach DSGVO.
Was Kunden uns zur Software am häufigsten fragen
Nein. Das Kundenportal läuft im Browser und ist für Handy und Tablet optimiert – Sie müssen nichts installieren und nichts aktualisieren. Auch den QR-Leistungsnachweis am Objekt öffnen Sie direkt mit der Kamera Ihres Handys.
Wir legen Sie und Ihre Mitarbeiter als Benutzer an und schicken die Zugangsdaten per E-Mail. Sie entscheiden, wer welche Rechte bekommt: Vollzugriff auf alle Objekte oder nur Einsicht in eine einzelne Liegenschaft.
Ja, in zwei Stufen. Der QR-Leistungsnachweis am Objekt ist ohne Login zugänglich und zeigt die erbrachten Leistungen mit Datum und Fotos. Darüber hinaus können Mieter auf Wunsch einen eigenen, rein lesenden Portalzugang bekommen, über den sie Anliegen melden und Zusatzleistungen anfragen.
Anwendung und Datenbank laufen in der Region Frankfurt am Main, Dokumente und Fotos liegen in EU-Speicher. Der Zugriff auf Dateien erfolgt ausschließlich über zeitlich befristete, signierte Links – nie über offene URLs. Details stehen in unserer Datenschutzerklärung.
Ja. Wir erstellen ZUGFeRD-/Factur-X-Rechnungen nach EN 16931 – ein PDF/A-3 mit eingebetteten, maschinenlesbaren Rechnungsdaten. Ihre Buchhaltung kann die Rechnung direkt einlesen, die Anforderungen nach § 14 UStG sind damit erfüllt.
Sehen Sie selbst, was in Ihrem Objekt passiert
In einer kurzen Live-Demo zeigen wir Ihnen das Kundenportal an einem echten Objekt – kostenlos und unverbindlich.